Inwentaryzacja to jasne i rzetelne przestawienie  sytuacji majątkowej i finansowej jednostki  budżetowej. 

Podsumowanie to odbywa się w okresie zamknięcia rocznego ksiąg rachunkowych.

W wyniku działań inwentaryzacyjnych na koniec roku należy przedstawić faktyczny stan składników majątku jednostki.

Inwentaryzacja jest w tym ujęciu formą kontroli nad wiarygodnością ksiąg rachunkowych jednostki.

Zgodnie z treścią artykułu 26 i 27 ustawy o rachunkowości czynności inwentaryzacyjne wykorzystywane są do weryfikacji realności  oraz poprawności stanu aktywów i pasywów jednostki. Jej przeprowadzenie zawiera się zazwyczaj między 1 października a 15 stycznia.

W regulaminie, instrukcji inwentaryzacyjnej zawiera się zazwyczaj szczegółowe, zasady, terminy oraz metody przeprowadzania inwentaryzacji. Wzory dokumentów obowiązujących  przy sporządzaniu inwentaryzacji stanowią załącznik do instrukcji bądź regulaminu.

Regulacje wewnętrzne to wydane przez kierownika jednostki przepisy dotyczące inwentaryzacji.

Dokumenty bieżące wydawane są każdorazowo przed każdą inwentaryzacją, np. zarządzenie o inwentaryzacji.

Regulacje stałe dotyczą zagadnień ważnych w kontekście corocznej inwentaryzacji. Podlegają one okresowej aktualizacji, np. wszelkiego rodzaju instrukcje inwentaryzacyjne, plany sytuacyjne jednostki, pola spisowe.

Podstawowe cele inwentaryzacji zawierają się w następujących:

  • Ustaleniu stanu rzeczywistego aktywów i pasywów na dany moment
  • Porównaniu tego stanu ze stanem wykazanym w ewidencji księgowej
  • Stwierdzeniu występujących ewentualnych różnic
  • Ich rozliczeniu i doprowadzeniu do zgodności ksiąg rachunkowych ze stanem faktycznym mienia szkoły.

Dzięki inwentaryzacji możliwa jest ochrona i weryfikacja mienia, a w związku z tym rozliczenie osób prawnie i materialnie odpowiedzialnych za majątek jednostki. Możliwa jest również ocena majątku pod kątem użyteczności i przydatności.

W przypadku, kiedy występują rozbieżności między stanem rzeczywistym, a stanem ewidencyjnym, niezbędne jest ustalenie przyczyn i dokonanie odpowiednich księgowań, aby doprowadzić dokumentację księgową jednostki do prawidłowości.

Przepisy ustawy o rachunkowości nie regulują procedur związanych z organizacją, przeprowadzeniem oraz rozliczeniem inwentaryzacji, dlatego ważne jest aby jednostka posiadała wewnętrzne procedury i regulaminy.

Rodzaje inwentaryzacji.

  1. Pełna inwentaryzacja okresowa-
  2. Pełna inwentaryzacja ciągła-
  3. Wyrywkowa, częściowa inwentaryzacja-
  4. Inwentaryzacja doraźna-
  5. Inwentaryzacja problemowa-

Metody i sposoby przeprowadzenia inwentaryzacji

  • Inwentaryzacja drogą spisu z natury, która polega na fizycznym policzeniu i spisaniu składników majątku, wycenie, porównaniu wartości z danymi z ksiąg rachunkowych, wyjaśnieniu ewentualnych różnic.
  • Inwentaryzacja drogą „potwierdzenia sald” polega na otrzymaniu od banków i kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych stanu aktywów oraz wyjaśnieniu i rozliczeniu ewentualnych różnic.
  • Inwentaryzacja drogą „weryfikacji” polega na porównaniu danych zawartych w księgach rachunkowych z odpowiednimi dokumentami, które stanowią podstawę do zapisu na danym koncie weryfikacji wartości tych składników.

Co należy uwzględnić planując spis z natury?

Celem spisu z natury jest przede wszystkim spisanie ilości składników majątku, które objęte są inwentaryzacją. Składniki majątku należy wycenić i ustalić wartość składników majątku, który objęty został spisem z natury. Jeśli występują różnice inwentaryzacyjne to należy ustalić ich przyczyny. Należy również ocenić przydatność składników majątku objętych spisem.

Pamiętaj: stan księgowy majątku powinien zgadzać się ze stanem rzeczywistym.

Spis z natury odnosi się jak sama nazwa wskazuje do składników majątku jednostki, które łatwo można zobaczyć, policzyć, czy zmierzyć.

Dokumentacja.

Dokumenty inwetaryzacyjne są związane z przeprowadzeniem inwentaryzacji. Podzielić je możemy na trzy grupy:

  • Przygotowanie i organizacja inwentaryzacji: zarządzenie kierownika jednostki w sprawie inwentaryzacji, harmonogram inwentaryzacji, oświadczenia osób odpowiedzialnych, instrukcje inwentaryzacyjne.
  • Ujęcie wyników przeprowadzonej inwentaryzacji: dokumenty spisowe, w tym arkusze spisu z natury, zestawienia zbiorcze, pisemne rozliczenia, zestawienia kontrolne, wydanych z zwróconych arkuszy spisowych.
  • Rozliczenie inwentaryzacji: zestawienia różnic inwentaryzacyjnych, protokoły końcowe.

Zarządzenie kierownika jednostki w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji.

Zarządzenie w sprawie inwentaryzacji, w tym na drodze spisu z natury jest wyłączną kompetencją kierownika jednostki. Treść tego zarządzenia zależy od tego czy w jednostce działa stała komisja inwentaryzacyjna, czy też jest ona powoływana do wykonania określonego zadania.

 

Toteż zarządzenie określa:

  • Skład komisji inwentaryzacyjnej, w tym jej przewodniczącego,
  • Rodzaje składników aktywów objętych spisem,
  • Datę na którą przeprowadza się spis datę rozpoczęcia i zakończenia inwentaryzacji.

Zarządzenie zobowiązuje również osoby odpowiedzialne materialnie do obecności w dniu dokonywania spisu. W przypadku gdy taka osoba w dniu wyznaczonym nie może uczestniczyć w spisie z natury, powiadamia o tym kierownika jednostki  i wskazuje osobę przez siebie upoważnioną do uczestnictwa w swoim zastępstwie.

Plan sytuacyjny to mapa terenu jednostki, zawierająca miejsca składowania poszczególnych aktywów w jednostce.

Harmonogram inwentaryzacji to swego rodzaju wykaz, w którym znajdziesz nazwy pól spisowych, daty w których będzie przeprowadzona inwentaryzacja lub nazwiska zespołów spisowych, które będą ją przeprowadzać.

Instrukcja inwentaryzacyjna ma za zadanie stanowić pomoc w organizacji inwentaryzacji i jej przebiegu, doborze właściwych warunków do przeprowadzenia czynności spisowych.

Dzień inwentaryzacji jest jednocześnie dniem przeprowadzenia spisu.