Koniec roku się zbliża, a wraz z nim konieczność dopełnienia obowiązku związanego z weryfikacją mienia, za które odpowiadasz, drogi dyrektorze.
Inwentaryzacja to obowiązkowa sprawa i może sprawiać trochę trudności.
Na co zatem należy zwrócić uwagę dokonując audytu szkoły lub innej placówki oświatowej?
Zaprzyjaźnij się z inwentaryzacją.
Każda jednostka posiada tak zwaną instrukcję inwentaryzacyjną, w której na podstawie art. 26 Ustawy o Rachunkowości, określa się konieczność przeprowadzenia spisu z natury przynajmniej raz na cztery lata. Jeśli w Instrukcji Inwentaryzacyjnej takiego zapisu nie ma, to inwentaryzację metodą spisu z natury przeprowadza się co roku.
Jedynym przepisem regulującym przebieg inwentaryzacji w Ustawie o Rachunkowości stanowi artykuł 26 tegoż uregulowania prawnego. Wszystkie inne regulaminy, instrukcje, procedury wynikają z uregulowań wewnętrznych jednostki budżetowej, np. wywieszki w szkole dotyczące znajdującego się mienia lub przypisywanie odpowiedzialności za mienie pracownikom szkoły.
Należy również pamiętać, że nauczyciel nie jest materialnie odpowiedzialny za wyposażenie, jedynie za przedmioty, które ma 24 godziny na dobę pod swoją opieką np. aparat, laptop, komórka służbowa.
Dyrektor szkoły opisuje w procedurach w jaki sposób ubezpiecza majątek szkoły oraz tworzy procedury postępowania na wypadek zniszczenia i dewastacji mienia szkolnego, w tym również kradzieży.
O wszystkich procedurach, regulaminach, instrukcjach poinformowani powinni być pracownicy szkoły, poświadczając zapoznanie się odpowiednim podpisem.
Według dopuszczalnych norm, które spełniają druki ścisłego zarachowania, dopuszcza się arkusze spisowe wypełniane ręcznie, bądź techniką komputerową.
Zarządzenie o inwentaryzacji w jednostce jest wyłączną kompetencją kierownika tejże jednostki, a więc dyrektora szkoły.
Zgodnie z Ustawą o Rachunkowości na mocy tego zarządzenia powoływane są zespoły spisowe, zazwyczaj składające się z pracowników szkoły. Powoływana jest również komisja inwentaryzacyjna na czele z przewodniczącym.
Dyrektor szkoły wydaje arkusze spisu z natury przewodniczącemu, uwzględniając postępowanie wynikające z traktowania druków ścisłego zarachowania, a więc odpowiednią ewidencję arkuszy w księdze.
Często zadania związane z przeprowadzeniem inwentaryzacji w szkołach ułatwiają programy komputerowe, zawierające czytniki kodów kreskowych, którymi oznaczone są sprzęty podlegające inwentaryzacji. Program taki jest niezwykle pomocny w procesie inwentaryzacji. Zazwyczaj zawiera drukarkę kodów i program wraz z czytnikiem do sprawnego jej przeprowadzenia.
Zespoły zajmują się spisywaniem mienia, które znajduje się na terenie jednostki. To wyposażenie, które będzie do likwidacji na skutek uszkodzenia, zepsucia, dewastacji spisuje się jako pierwsze na odrębnym arkuszu.
Do przeprowadzenia procesu likwidacji mienia niezbędne jest powołanie specjalnej komisji, tak zwanej Komisji Likwidacyjnej, której zadaniem jest przeprowadzenie rzetelnie tego działania. Jako dyrektor zwróć uwagę na stosowne dokumenty, które są dowodem recyklingu, odbioru przez gospodarkę usług komunalnych, złomowania sprzętu zużytego.
Komisja likwidacyjna sporządza protokół, w którym rzeczy wskazane na arkuszu spisu z natury o numerze …… wskazane są do likwidacji.
Przedmioty znajdujące się w jednostce zazwyczaj spisujemy salami bądź grupami, np. przedmioty elektryczne, meble, pomoce dydaktyczne, komputery itd.
Błędy na spisach z natury przekreślamy i opatrujemy własnoręcznym podpisem. Każdy spis z natury kończymy krótkim podsumowaniem, zawierającym następujące informacje: ile pozycji spisano, w której pozycji dokonano skreślenia, o której godzinie spisywanie zakończono i oczywiście w jakim dniu.
Każdy kontroler i audytor odnosi się do instrukcji inwentaryzacyjnej. Starajmy się zatem, aby była ona dość ogólna, unikając zbytecznej szczegółowości, drobiazgowości.
Wycenę mienia wykonuje księgowość szkolna. Osoby dokonujące wyceny mienia wyceniają to, co posiadają w analityce. Dyrektor natomiast powinien powołać zespół, którego zadaniem jest dokonać wyceny artykułów, które nie mają określonej wartości.
W jaki sposób dokonujemy wyceny mienia określa Polityka Rachunkowości, obligatoryjny dokument każdej jednostki budżetowej. Wprowadzamy ją zarządzeniem. Zawiera ona m.in. metody wyceny aktywów i pasywów.
Warto zadbać o jednolite zasady inwentaryzacji we wszystkich jednostkach organizacyjnych gminy, powiatu, miasta.
Dążymy do tego aby jak największa ilość artykułów i mienia szkolnego zaliczana była do tak zwanej „ilościówki, może to tyczyć się mienia nawet o wartości do 10 tysięcy złotych, jeśli takie ustalenia zapisane zostały w procedurach Polityki Rachunkowości w urzędzie.
W procedurach zapisać należy również sposób kontrolowania zbioru ilościowego przedmiotów, na przykład poprzez sprawdzanie go podczas inwentaryzacji jednostki.
W ewidencji ilościowej nie powinny się znajdować: meble, komputery, odzież i umundurowanie. Jest to inwentarz wartościowy.
W wyjątkowych okolicznościach konieczne jest założenie nowych ksiąg inwentarzowych. Możliwe jest to na przykład na podstawie spisu z natury po uprzednim wprowadzeniu dokumentacji regulującej inwentaryzację w jednostce.
Jeśli posiadasz sprzęt i mienie otrzymane w wyniku realizowanego w jednostce projektu, to zadbaj o okazanie stosownej umowy. Mienie takie również nanosimy na arkusze spisu z natury. Ewidencja środków trwałych otrzymanych w wyniku realizacji projektu wynosi 5 lat. Wynika to najczęściej z umowy zawartej między szkołą a instytucją nadzorującą. Środki te ewidencjonujemy zgodnie z treścią takiej umowy. Możemy również zaprowadzić odrębną ewidencję w postaci małej książeczki, aby wyszczególnić mienie projektowe.
W bibliotece szkolnej przeprowadzamy normalny spis z natury. Biblioteki szkolne nie traktujemy jako skontrum. To stanowisko Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie.
Pomoce dydaktyczne zazwyczaj księgujemy w koszty. Objęte są one kontrolą na przykład za pomoce świetlicowe odpowiada nauczyciel świetlicy, który na fakturze kwituje odbiór tych pomocy.